Niemal każda firma ma jakieś środki trwałe, tzn. takie, które wykorzystuje się dłużej niż przez rok. Mogą być niskocenne albo wysokocenne, czyli takie, których wartość wynosi więcej niż 3500 zł lub takie, których wartość wynosi powyżej 10 000 zł. W polskim prawie istnieje kilka wyjątków od tej zasady.
Środek trwały można pozyskać w różny sposób: dzięki pożyczkom, kredytom lub ze środków własnych. Innym sposobem uzyskania środka trwałego są dotacje unijne. Środek trwały zakupiony z dotacji unijnych musi być oznaczony plakietkami z widocznymi danymi, a brak tego może kosztować sankcjami, a nawet odebraniem dotacji.
Inne będzie rozliczanie środka trwałego sfinansowanego w całości ze środków unijnych, a inne- częściowo. W pierwszym przypadku wartość odpisów amortyzacyjnych odpowiada udziałowi dotacji w wartości początkowej i zaliczać się będzie to do pozostałych przychodów operacyjnych.
W drugim przypadku do pozostałych przychodów operacyjnych zalicza się równowartość części odpisów amortyzacyjnych, które są w propozycji do wartości pozyskanej dotacji. Jeżeli wpłynie ona na konto po dodaniu środka trwałego do użytkowania, dotację jednorazowo wpisuje się do pozostałych przychodów operacyjnych sumę, która jest równa odpisom amortyzacyjnym. Należy tak postępować do momentu otrzymania dofinansowania.
Ewidencja tak otrzymanych środków wymaga wyodrębnienia operacji związanych z projektem, przygotowania odpowiedniej dokumentacji, która potwierdzałaby wydatki poniesione przez przedsiębiorstwo podczas wykonywania całego przedsięwzięcia.
Istnieją programy komputerowe, które pomóc mogą prawidłowo zaksięgować całą operację. Takim przykładem jest STOCK, który umożliwia ewidencję środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia. Księgując, można generować odpowiednie etykiety i uzupełnić informacje na temat źródeł finansowania środków. Innymi zaletami jest intuicyjna obsługa oraz możliwość eksportu plików do programu MS Excel. Daje on też możliwość udokumentowania wszystkich operacji.
